Diese Mail ging an die bayerischen Volkshochschulen. Absenderin: Claudia Degenkolb, c.degenkolb@vhshoferland.de

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Hallo miteinander,

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unsere Themen gestern in der Sprechstunde: Kursleitungen anwerben, Hochladen von Bildern im Dozententool, Auswertung der eingehenden Widerrufe, Programmheft ja oder nein (Treffpunkt Marke), Typo3-Update, Kufer-KI-Chatbot und KI-Assistent, 10er-Karte und andere Rabattsysteme, demnächst Bild in Instagram-Kommentar möglich, Nachtrag zu JS Deutschland-Broschüre, Termin und Infos zu den Transfer- und Innovations-Projekten. 

Alle Jahre wieder kam die Frage auf, was die VHSn so tun, um Kursleitungen bzw. Dozentinnen und Dozenten zu finden. Hier ein paar teilweise originelle Ideen aus der Sprechstunde:

VHS-intern herumfragen, wer sich denn vorstellen könnte, als Dozent*in zu arbeiten (auch Kolleginnen und Kollegen in Elternzeit, s. nächster Punkt)
Personen in Elternzeit ansprechen durch Anhänge in Kitas
Aushänge an Hochschulen/Unis (auch bei Praktikantensuche) oder in Fitnessstudios
Ebay Kleinanzeigen*, z. B. https://www.kleinanzeigen.de/s-anzeige/vhs-stade-sucht-honorar-dozent-innen-fuer-sprachkurse/3441514832-271-2827

Preiswert: Zusammenarbeit mit Influencerin vor Ort (eine VHS hat hier von ihren guten Erfahrungen erzählt, Ergebnis: https://www.instagram.com/p/DNmypfLMGaS/?img_index=1)

In Facebook-Gruppen suchen, z. B. im Bereich Fremdsprachen (Region München: Gruppe „Schwedische Community in München“)
PS: Krasses Beispiel einer Dozentensuche auf einer VHS-Startseite mit drei (!) H2-Überschriften, noch vor dem Programmangebot! (Wenn ich länger darüber nachdenke, es ist eigentlich gar nicht so unlogisch gedacht, denn ohne KL, schließlich kein Angebot. 🤔 Aber naja, macht euch gern selbst ein Bild.): https://vhs-bordesholm-wattenbek.de/
Wir hatten das Thema KL-Suche schon einmal vor fast einem Jahr in der Sprechstunde, Zusammenfassung unter https://www.vhshoferland.de/marketingfuervhs/vhslog/10072025

Kufer lässt sich übrigens mal wieder viel Zeit mit der Ticketbearbeitung (falls Ihr das noch nicht bemerkt habt😉). Wir kamen darauf bei der Besprechung des Problems des Hochladens von Bildern im Dozententool. Eine VHS ist hier am Verzweifeln. Sie nutzen das Dozentenlogin, damit Kursleitungen ihre Bilder selbst hochladen können. Dabei kommt es regelmäßig vor, dass sehr große Bilddateien hochgeladen werden, die sie anschließend manuell prüfen und gegebenenfalls verkleinern müssen. Deshalb haben sie bei Kufer angeregt, die Bildgröße beim Upload automatisch zu begrenzen bzw. Bilder serverseitig zu skalieren. Die Rückmeldung von Kufer war (nach monatelangem Hin und Her), dass solch eine Programmierung aktuell nicht geplant ist und auch kein entsprechender Bedarf anderer Einrichtungen bekannt ist. In der Sprechstunde fanden sich einige Teilnehmende, die augenscheinlich dieselben Module nutzen, aber keine Probleme mit überdimensionierten Bildern haben. Hier kam es spontan zur individuellen Verabredung und wir hoffen, dass die Unterstützung klappt und wir alles erfahren. 🤗 Ich freue mich jedenfalls sehr über die gegenseitigen Hilfestellungen. 🥹 Hat noch jemand das Problem mit diesen auf der Webseite übergroß ausgespielten Bildern? Dann gern mal melden.

Ein weiteres Thema war die Auswertung der eingehenden Widerrufe, jetzt, da überall der „Widerrufsbutton“ eingeführt wurde. Einige meinten, dass man die Mails einfach zählen könnte, denn niemand glaubt (hofft?), dass es hier viele Eingänge gibt. Eine VHS hat berichtet, dass zwei „normale“ Stornierungen auf diesem Weg erfolgten. Aus Sicht der Kundschaft finde ich das sogar nachvollziehbar, denn der Widerrufsbutton ist einfach gehalten. Wie auch immer, es gibt eine Auswertemöglichkeit, sowohl im itm:MANAGER als auch in Kufer-SQL.
Itm:MANAGER: Unter „Abmeldegrund“ ist „Widerruf“ vorgegeben, in Kufer-SQL: Kündigungsgrund im Reiter „Historie“ kann individuell um Wort „Widerruf“ ergänzt werden.
 
Im Treffpunkt Marke ging es vergangene Woche um das Programmheft und seine Alternativen (Flyer, Magazine, Digitale Angebote usw). Ich war leider nicht dabei, konnte mich aber mit einem TN unterhalten, der es sehr interessant fand. Es gibt eine superausführliche Präsentation in der Dateiablage. Viele verschiedene VHSn mit unterschiedlichen Ansätzen haben berichtet, gern mal reinschauen. Es wurden auch einige Forschungsergebnisse/Studien rund um Programmhefte an VHSn hochgeladen, auch hier gern mal stöbern  (und die langen Texte von der KI zusammenfassen lassen). Der Weg zur Präsentation: vhs.cloud, einloggen > oben rechts Menü > vhs-Netzwerk > nochmals oben rechts Menü: Gruppensuche > „Treffpunkt Marke“ eintippen und suchen > Dateiablage > Ordner: „Braucht das vhs-Programm noch ein Heft. Alternativen, Formate und Praxisbeispiele Neu“

Typo3-Update, wo bist du? Das fragen sich gerade mehrere VHSn. Angeblich sollte das Update auf die Versionen 12 oder 13 bis Ende Mai ausgerollt sein, hieß es in einer E-Mail. Vielleicht war Mai 2027 gemeint? 😎 Nun gut, wir warten …

Es kam die Frage, ob eine VHS den Kufer-KI-Chatbot auf ihrer Webseite nutzt (nicht zu verwechseln mit dem KI-Assistenten) und wie die Erfahrungen sind. In der Sprechstunde konnte niemand etwas dazu sagen. Beispiel-VHSn mit Kufer-Chatbot (außerhalb Bayern) sind übrigens Düsseldorf, Lennetal und Magdeburg. Jede an solch einen Chatbot gestellt Anfrage kostet die VHS aber Geld, daher bitte jetzt nicht die Chatbots mit Testanfragen überfluten. Von mir habt Ihr diese Infos nicht. 🙈 In Leipzig ist übrigens „Findus“ des Anbieters Heimat24 GmbH im Einsatz.)

Den KI-Assistenten für Kufer-SQL nutzen scheinbar immer mehr VHSn und sind sehr zufrieden damit. Kufer baut hier nach eigenen Angaben die Anwendungsmöglichkeiten immer weiter aus. Anregungen und Ideen gern an Kufer weitergeben. 

Arbeitet jemand mit einem Rabatt-Modul von Kufer? Gibt es das überhaupt? Ich habe Infos zu einem Frühbucherrabatt-Zusatzmodul und einem Zusatzmodul zur Punkteverwaltung für Bonussysteme gefunden. Auch waren wir uns in der Sprechstunde einig, dass Rabatte und Prozente in der Kursverwaltung hinten raus immer einen manuellen Aufwand erfordern. Eine VHS interessiert sich für die 10er-Karte. Die Kreis-VHS Vechta hat diese im Angebot, Details hier: https://www.kvhs-vechta.de/kurse/gesundheit/fitness-flexibel/kategorie/Fitness+flexibel/71 . Allerdings ist die Verwaltung der 10er Karte ausgelagert, die VHS Vechta macht das nicht selbst, mehr Infos gab es auf telefonische Anfrage leider nicht. Wenn man hier ein bisschen weiter recherchiert, gibt es interessante weitere Modelle:
•    VHS SüdOst: Karte für 19 €, mit der im Semester ausgesuchte Veranstaltungen (unbegrenzt oft) besucht werden können https://www.vhs-suedost.de/kurs/vhs/vhs-karte-fs-2026-semester-26-1/261-00000 
•    VHS Bad Segeberg: eine Mitgliedschaft mit 20 € Jahresgebühr und dafür 10 % Rabatt: https://vhssegeberg.de/vhs-card/?utm_source=chatgpt.com 
•    VHS Offenburg: VHS-Card+ bietet freien Eintritt zu Vorträgen und 10 % Ermäßigung auf alle Kurse für 25 €/Jahr:  https://www.vhs-offenburg.de/service/ermaessigung-gutschein?utm_source=chatgpt.com 

Neues bei Instagram: Foto im Kommentarfeld soll bald möglich sein. Das habe ich gestern ganz vergessen, zu erwähnen. Instagramm hat das Produkt noch nicht offiziell angekündigt, doch einige Social-Media-Profis testen es schon: Neben dem Kommentarfeld gibt es bald ein Bild-Icon. Darüber lassen sich Fotos und Screenshots direkt als Kommentar posten.

Nachtrag zu kostenlose VHS-Image-Broschüre mit Film: Wir hatten kürzlich dazu berichtet, es geht um das Angebot der Firma JS Deutschland. Details siehe Sprechstunde vom Februar 2026: https://www.vhshoferland.de/marketingfuervhs/sprechstunde19022026  Die kostenlose Laufzeit ist ca. ein Jahr nach dem ersten Kontakt beendet, so richtig kommuniziert wurde uns das leider nicht. Also gibt es jetzt online keinen Zugriff mehr auf die interaktive Broschüre und den Film. Oder man zahlt einen mittleren dreistelligen Betrag für ein weiteres Jahr Laufzeit. Doch die gedruckten Exemplare bleiben uns erhalten und wir finden trotzdem, es hat sich gelohnt. Die Kündigung ist problemlos per Mail möglich und man wird ein paar Tage vor Ablauf, ebenfalls per Mail, auf das Laufzeitende aufmerksam gemacht.

Ich möchte noch einmal in Erinnerung rufen, dass auch unsere Parallel-Transferprojekte zum Jahresende auslaufen. Wer hier noch Beratungsbedarf hat, gern bei den Projektmanager*innen melden, anrufen oder mailen, sie unterstützen gern. Kontaktdaten: 

vhsKOOP: Uli Holzapfel/Vanessa Schmidt (Straubing): vhsKOOP@vhs-bayern.de
Kursmanagement-App: Katharina Schub (Straubing-Bogen): kursmanagement-app@vhs-bayern.de 
vhsGLOW (Gezielte Lern- und Organisationsentwicklung im digitalen Wandel): Annika Löhr (Weiden-Neustadt): vhsGLOW@vhs-bayern.de
(Digitale) Barrierefreiheit: Denis Leifeld (Unteres Pegnitztal): barrierefreiheit@vhs-bayern.de
Mehr Infos zu allen Transferprojekten: https://vhs-bayern.de/?s=transferprojekt 

Und dann gibt es ja noch die drei Innovationsprojekte, die erst gestartet sind und ebenfalls für Fragen bereits stehen:

Zentrale IT-Lösungen: Robert Dollmann (Straubing-Bogen): kursmanagement-app@vhs-bayern.de
KI-gestütztes Wissensmanagement Robert Beckert (Augsburg): robert.beckert@vhs-augsburg.de
KI-Einsatz in der vhs-Organisation: Stefan Michaelis (Neu-Ulm): michaelis@vhs-neu-ulm.de
Mehr Infos zu allen Innovationsprojekten: https://vhs-bayern.de/leistungen/servicestelle-digitalisierung/foerderprogramm-vhsdigital-bayern/ 

Bei Fragen wie immer gern melden. Frohes Schwitzen.

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*Bei meinen Recherchen in ebayKleinanzeigen bin ich auf weitere interessante Angebote von VHSn gestoßen, manche werben hier für ihr Programm oder einen Gutschein. Gebt einfach mal „Volkshochschule“ in die Suche ein. 😲