Diese Mail ging an die bayerischen Volkshochschulen. Absenderin: Claudia Degenkolb, c.degenkolb@vhshoferland.de

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Hallo miteinander,

hier kommt die verspätete Nachbereitungsmail für unsere Sprechstunde vom 23.07.2026. Übrigens ist im August traditionell keine Sprechstunde. Los geht es wieder am Donnerstag, 3. September 2026, 10 bis 11 Uhr, Termine auch s. unten.

Unsere Sprechstunden-Themen: Programmveröffentlichung/Anmeldebeginn, Instagram: Trial Reels, Edits, Reichweiten, tonlose Reels, Datenschutz, Facebook, Vorgaben bei KI-Nutzung, KI-Kurse haben hohe Nachfragen, verlinkte Typo3-Daten löschen, alternative Dozierenden-Plattform, cmx-Buchhaltungsthemen und Copilot-Lizenz.

Programmveröffentlichung und Anmeldebeginn handhaben die VHSn unterschiedlich. Einige veröffentlichen das Programm online mehrere Wochen vor dem eigentlichen Anmeldestart, also wenn alles bereit ist, andere peu a peu über das ganze Jahr, nach dem Motto, wenn ein Kurs fertiggestellt ist, geht er online, wieder andere schalten Programm und Anmeldung gleichzeitig frei, haben sozusagen einen Stichtag im August oder (damit die Kolleginnen und Kollegen in den Urlaub gehen können) erst im September.

Vorteile vom Stichtag: Gedruckte Programmhefte können zunächst vollständig verteilt werden und Teilnehmende haben Zeit zur Orientierung. Nachteil ist das drastisch erhöhte Kundenaufkommen am Stichtag/Anmeldebeginn. Hier müssen dann meist viele Mitarbeitende mit ran, um Telefon- und E-Mail-Anmeldungen zu bedienen. Fürs Herbstsemester verläuft das meist ruhiger, da viele Interessenten im August noch im Urlaub sind.

VHSn, die das gedruckte PH abgeschafft haben, brauchen hier natürlich nicht auf die Verteilung warten, doch viele wollen auch einfach nicht auf den Druck verzichten, trotz Digitalisierung das gedruckte Heft weiterhin stark nachgefragt wird. Viele Teilnehmende nutzen es nach wie vor zum Stöbern und melden sich dann via Webseite an.

Wir hier in Hof stellen unser PH (wie die meisten) zusätzlich online. Erstmals in diesem Jahr haben wir dank ein paar grundlegender Programmierkenntnisse und KI das PH mit Links auf die Kursanmeldung selbst versehen, das Ergebnis: https://www.vhshoferland.de Bei Interesse an dieser Methode gern melden.

Außerdem ging es in der Sprechstunde um Instagram. Eine Neuheit hier sind die sogenannten Trial Reels (oder Test-Reels). Diese ermöglichen es, dass Inhalte zunächst ausschließlich Personen angezeigt werden, die dem Account noch nicht folgen. Anhand von Aufrufen, Wiedergabedauer und Interaktionen soll abgeschätzt werden können, ob ein Format funktioniert. Eine VHS hat diese Funktion bereits getestet und Rückmeldung gegeben, demnach aber bisher keinen klaren praktischen Nutzen daraus gezogen. Kann gern ausprobiert werden (z. B. für etwa komplett Neues), sieht aber derzeit nicht nach einem zentralen Marketinginstrument für den VHS-Betrieb aus. Gibt es andere Erfahrungen?

Es gibt neue Funktionen der Instagram-App „Edits“: Einige VHS nutzen diese Bearbeitungssoftware bereits. Meta hat natürlich ein Interesse daran, dass Instagram-Nutzer*innen oder Creator möglichst viel innerhalb des Meta-eigenen Ökosystems erledigen, also ihre Videos in Edits erstellen und direkt auf Instagram/Facebook veröffentlichen, um die Bindung zu stärken und mehr Daten zur Verbesserung der eigenen Funktionen und (KI-)Modelle zu erhalten. Neuheiten sind: automatische Untertitel, Teleprompter (z. B. für längere Interviewsituationen, Greenscreen (z. B. für Kursvorstellungen: Dozent oder Dozentin im Vordergrund und Kursbilder/Präsentationen im Hintergrund), Vorlagen für Reels, Videoeffekte und Übergänge sowie perspektivisch weitere KI-Funktionen.

In der Sprechstunde haben wir Vergleiche gezogen zwischen verschiedenen Apps mit folgendem Fazit: Edits eignet sich besonders für die schnelle Reel-Erstellung direkt am Smartphone. CapCut bleibt umfangreicher und flexibler für allgemeine Videobearbeitung (vor allem in der kostenpflichtigen Variante für aktuell 110 €/Jahr). Canva wird aber ebenfalls von vielen für Grafiken, Kurzvideos und Social-Media-Inhalte genutzt. Wir planen ein Praxis-Update zur Edits-App für den Herbst, Termin folgt oder demnächst einfach schauen auf www.vhshoferland.de/marketingfuervhs

Teils neue Erkenntnisse bei Reichweiten auf Instagram: Mehrere VHS berichteten, dass die Reichweite auf Instagram deutlich stärker vom Thema als von der Produktionsqualität abhängt. Erfolgreiche Inhalte sind demnach Gesundheitskurse, Bewegungs- und Fitnessangebote, Kochkurse, praktische Alltagstipps, meist mit Menschen und vor allem Microsoft Office, besonders Excel- und Word-Tipps. Letztere Inhalte erzielen teilweise deutlich höhere Reichweiten als aufwändig produzierte Image- oder Kursvideos. Ein Excel-Beispiel aus der bvv-Kampagne erreichte demnach rund 76 Tausend Aufrufe. Mehrere VHS berichteten außerdem, dass einfache Handyvideos häufig ähnliche Reichweiten erzielen wie professionell produzierte Inhalte, also zwischen eintausend und zweitausend Aufrufen.

Übrigens werden Reels oft ohne Ton angesehen. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf sollte man stets Untertitel nutzen, Inhalte selbsterklärend aufbauen, Bewegung und Bildwechsel einsetzen, also wichtige Aussagen nicht ausschließlich über Sprache transportieren.

Instagram führt eine neue Datenschutzeinstellung ein: Nutzer*innen können damit festlegen, ob öffentliche Beiträge und Reels für KI-Funktionen von Meta verwendet werden dürfen. Die Funktion wird schrittweise freigeschaltet und ist noch nicht bei allen Accounts verfügbar (wir haben sie noch nicht gefunden, auch nicht auf dem Handy): Im Profil > Dreistrich-Menü oben rechts > unter der 5. Rubrik „Wie andere mir dir interagieren möchten“ > „Teilen und wiederverwenden“. Dort wird dann irgendwann stehen: „Erlaube anderen, deine Inhalte auf Instagram und mit KI-Funktionen auf Meta zu verwenden“, das sollte deaktiviert werden. Hier bitte regelmäßig checken, ob es das schon gibt und gern auch in die Runde geben, wenn es soweit ist.

Es ging auch kurz um Facebook, denn es bleibt für VHSn attraktiv: Veranstaltungen lassen sich gut darstellen, Gruppen erzielen weiterhin Reichweiten und große Teile der VHS-Zielgruppen sind weiterhin überwiegend dort aktiv.

Ausführlich diskutiert wurden (kommunale) Vorgaben zum Einsatz von KI. Einige VHSn berichten von teils drastischen Beschränkungen, z. B. dürfen nur Systeme mit europäischen Serverstandorten genutzt werden oder die Nutzung ist ausschließlich über Dienstkonten erlaubt. Zudem berichten VHSn, dass sie alles kennzeichnen müssen, auch Texte, die mit KI erstellt wurden, auch selbstverfasste Texte, die nur mal zur Kontrolle durch die KI geschickt wurden. Hier wird von teils strengen Vorgaben für Texte in Öffentlichkeitsarbeit und Marketing sowie Texte für Kursausschreibungen berichtet (unter jedem Infotext soll dann z. B. stehen: mit der Unterstützung von KI erstellt). Aber die Praxis zeigt, dass man meist fertige Infotexte erhält und eine VHS häufig gar nicht nachvollziehen kann, ob Dozierende bei der Erstellung ihrer Kursbeschreibungen KI eingesetzt haben oder nicht.

Ob diese Beschränkungen nun übertrieben sind oder nicht, können wir im Hinblick auf die rasanten (oft sogar für die Experten bestürzenden) Entwicklungen rund um KI heute noch nicht sagen. Wenn man aber streng nach den Regelungen des EU AI Acts geht und den Datenschutz wie gewohnt beachtet, sind die meisten Beschränkungen nicht notwendig (Ihr wisst, das ist keine Rechtsberatung). Es besteht demnach keine Kennzeichnungspflicht für Texte, die redaktionell überarbeitet und im VHS-Kontext verwendet werden, vor allem nicht für Kursbeschreibungen.

Es wurde noch gefragt, welche KI-Modelle man denn überhaupt noch verwenden darf, wenn es so viele Beschränkungen gibt. Tja, wie so oft im Leben, schließen sich kostenlos und brauchbar, also datenschutzkonform usw. meist aus, aber es gibt Möglichkeiten.

Ollama oder LM Studio: Ermöglichen die lokale Nutzung von KI-Modellen wie Llama oder Mistral auf dem eigenen PC. Bei rein lokaler Nutzung verlassen die eingegebenen Daten den Rechner nicht, und nach dem Herunterladen des Modells ist keine Internetverbindung notwendig. Voraussetzung ist ein ausreichend leistungsfähiger Computer.

Dann kann lokal damit gearbeitet werden, z. B.: „Formuliere diesen Text freundlicher.“ Nicht möglich sind dagegen aktuelle Recherchen wie: „Was hat die EU gestern zur KI-Verordnung beschlossen?“ Lokale Modelle haben keinen Zugriff auf aktuelle Web-Inhalte und kennen nur ihren Trainingsstand.

Für aktuelle Recherchen benötigt man zusätzlich ein KI-System mit Webzugriff. Frei verfügbare Dienste wie ChatGPT oder Perplexity sind hierfür zwar sehr leistungsfähig, aber aufgrund von Datenschutzvorgaben in Kommunen und öffentlichen Einrichtungen häufig nicht oder nur eingeschränkt nutzbar. Eine mögliche Alternative sind Lösungen über bestehende Organisationskonten, z. B. Microsoft Copilot Chat mit Enterprise Data Protection, oder technisch anspruchsvollere Lösungen, bei denen ein eigenes lokales KI-Modell mit einer kontrollierten Websuche verbunden wird. Letztere bieten mehr Kontrolle über die Daten, erfordern aber deutlich mehr technische Kenntnisse und Aufwand.

VHSn berichteten von einer anhaltend hohen Nachfrage nach KI-Kursen, z. B. sind ChatGPT-Kurse und KI im Berufsalltag/für Lehrkräfte/im Unterricht schnell ausgebucht. Wer hier nicht selbst passende Kurse im Programm hat, kann sich mal auf vhsKOOP (digitaler Marktplatz) umschauen, dort gibt es reichlich Auswahl, auch zu anderen Themen, z. B. https://www.vhs-landshut.de/kurssuche/kurs/2622051018 , dieser Kurs kann auf vhsKOOP abonniert werden, die Dozentin wurde als sehr gut angepriesen.

TYPO3-Dateiliste: Nicht mehr benötigte Bilder oder PDF-Dateien in der Dateiliste können nicht gelöscht werden, solange sie noch irgendwo verlinkt sind (z. B. auf einer deaktivierten Seite), also noch Referenzen im System bestehen. Oft weiß man aber gar nicht mehr, wo die Verlinkung besteht. Direkt in der Sprechstunde wurde das Problem gelöst, vielen Dank: In der Dateiliste das Icon links neben dem Dateinamen anklicken > „Info“, dann nach unten scrollen und unter „Referenzen auf dieses Element“ die Referenz entfernen. Fenster schließen. In der Dateiliste ist das Element nicht mehr verlinkt und kann gelöscht werden.

Es kam die Frage auf zu einer Dozierenden-Plattform alternativ zur vhs.cloud: Hier sucht eine VHS eine datenschutzkonforme Lösung für Materialaustausch zwischen Dozierenden, gemeinsame Ordnerstrukturen, passwortgeschützte Zugänge, fachlichen Austausch und die gemeinsame Arbeit an Unterrichtsmaterialien. Hintergrund ist die plötzlich eingeschränkte Nutzung der bisherigen vhs.cloud-Lösung.

Kostenarme oder gar kostenlose Alternativen gibt es nicht, die vhs.cloud bleibt hier tatsächlich erste Wahl und hat den Vorteil, dass sie den meisten bekannt ist (wenn man sich wieder an die neue Oberfläche gewöhnt hat 😅). Es sollte also geprüft werden, ob die Nutzung der vhs.cloud nicht doch möglich ist.

Alternativen, wenn nötig: Teams und SharePoint im oftmals schon vorhandenen Microsoft-365 oder Nextcloud (überschaubarer Aufwand, Kosten je nach Nutzer*in staffelbar schon ab zweistelligen Monatsbeträgen). Bei Kufer gibt es auf Nachfrage der betroffenen VHS derzeit keine entsprechende Lösung.

Diverse Themen cmx: Hier ging es einmal darum, dass bei Sammelüberweisungen Fahrtkosten teilweise nicht separat ausgewiesen werden. Außerdem wurde die Bereitstellung digitaler Unterlagen bei Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung besprochen. Dazu gern an unseren Kollegen Stefan Michaelis wenden. Er oder seine Kolleginnen und Kollegen in Neu-Ulm helfen gern weiter, wenn es bei cmx hakt.

Abschließend ging es um Microsoft Copilot. Eine VHS berichtete von einem vorliegenden Angebot zur Nutzung und stellte die Frage nach Erfahrungen, Non-Profit-Konditionen und möglichen Sonderregelungen oder Rahmenverträgen für Volkshochschulen. Beachtet werden sollte, dass Microsoft 365 Copilot-Chat inzwischen in vielen Microsoft-365-Plänen ohne zusätzliche Kosten enthalten ist. Damit stehen bereits KI-Chat, Dateiuploads und weitere Funktionen zur Verfügung, wenn auch ohne die Integration in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams durch das kostenpflichtige Copilot-Add-on. Microsoft bietet für berechtigte Non-Profit-Organisationen derzeit einen Rabatt (ca. 15 %) auf Microsoft 365 Copilot. Der Preis läge damit bei rund 23 € pro Nutzer*in und Monat. Voraussetzung ist eine qualifizierende Microsoft-365-Lizenz. Andere Sonderkonditionen oder Rahmenverträge sind uns nicht bekannt, aber wir fragen mal nach.

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Bei Fragen gern melden. Wir wünschen ein schönes Wochenende.