Nachbereitung der 16. Sprechstunde Marketingnetzwerk@vhs am 27.11.2025
Diese Mail ging an die bayerischen Volkshochschulen. Absenderin: Claudia Degenkolb, c.degenkolb@vhshoferland.de
Wir betonen, dass sich Inhalte ändern können und die jeweiligen Texte am (in der Überschrift) angegeben Datum aktuell waren. Außerdem weisen wir darauf hin, dass folgende Inhalte ausschließlich der allgemeinen Information dienen und keine Rechtsberatung darstellen. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.
Guten Morgen,
wir hatten am Donnerstag wieder eine interessante Sprechstunde mit vielen Themen. Unter anderem ging es darum: Neues zum Datenschutz bei KI-Nutzung, KI-Assistent von Kufer, Fotoerlaubnis, diverse Themen rund um den Newsletter, Kurskompass bzw. Kursnavigator, Programmheft als Blätterkatalog „itm:PAGES“, Warteliste in Buchungsübersicht, Datenschutzpaket des bvv und anstehende Termine.
Beim Datenschutz rund um die Nutzung von KI-Tools bewegt sich derzeit einiges auf EU-Ebene. Hauptsächlich geht es um drei relevante Punkte: 1. DSGVO-konformes Tool, 2. DSGVO-konforme Dateneingabe, 3. Dokumentation. Zu 1.: Auf der sicheren Seite ist man mit einem KI-Tool, das auf deutschen bzw. europäischen Servern gehostet ist, z. B. Aleph Alpha, neuroflash, Mindverse oder DeepL. Dagegen werden ChatGPT, Perplexity und Co. ja in den USA gehostet. Verwenden kann man sie trotzdem, hier sollten man aber doppelt aufpassen, was die eingegeben Daten betrifft, was uns direkt zu 2. führt: Keine sensiblen, personenbezogenen Daten eingeben! Auch aufpassen, dass nicht aus Versehen Rückschlüsse angestellt werden können, wenn man z. B. Prompts mit seltenem Merkmal formuliert werden („Schreibe einen Bericht über die einzige Kurs-Teilnehmerin aus Eritrea, die an der VHS Hofer Land die C1-Prüfung bestanden hat“ oder „Gib mir Förderungsmöglichkeiten für eine 55-jährige alleinerziehende Teilnehmerin im Erstorientierungskurs der VHS Hofer Land“). Zu 3.: Zudem empfiehlt die EU das Dokumentieren bei der Nutzung von KI. Das sähe dann so aus, dass man z. B. eine Excelliste führt und darin verwendetes Tool, formulierten Prompt, Ergebnis, Datum, Verwendungszweck notiert. Aber mal ehrlich, wer hat denn die Zeit dafür? Pflicht ist es noch nicht. Aber gerade bei Bildern durchaus überlegungswert. Denn viel deutet darauf hin, dass hier in eins, zwei Jahren eine Kennzeichnungspflicht kommen könnte. Daher wird empfohlen, KI-generierte Bilder schon jetzt zu kennzeichnen (z. B. © OpenAI (11.11.2025), © Adobe Firefly (12.11.2025) oder ChatGPT hat bei der Bilderstellung unterstützt). Nach wie vor gilt bei Texten (derzeit!), sobald ein Mensch „drüberschaut“ bzw. anpasst und korrigiert, muss der Text nicht als KI-generiert gekennzeichnet werden.
Übrigens plant Kufer einen KI-Assistenten für sein Verwaltungsprogramm. Lt. Kufer ist der Assistent in der Finalisierung, also erhalten wir demnächst ein Angebot über die Kosten. Wir sind gespannt und geben es gern weiter.
Thema Einwilligung Fotoerlaubnis: Ich erhielt hier die Frage, ob die Auswahlmöglichkeit für die Kundschaft, also einzelne Checkboxen zum Ankreuzen für Webseite, Social Media, Print usw. notwendig ist oder ob es genügt, alle Medien, auf denen Veröffentlichungen möglich sind in einem Punkt zusammenzufassen. Nun, hier hat jede VHS die Wahl. Einzelne Checkboxen sind sehr kundenfreundlich und auf individuellen Datenschutz bedacht, doch nicht notwendig und aufwendig in der Nachbearbeitung durch die Verwaltung. Grundsätzlich können die einzelnen Kategorien also zusammengefasst werden, das ist juristisch unbedenklich, die Verbreitungswege müssen aber trotzdem umfassend aufgeführt sein.
Newsletter: Es kam folgende Frage auf: „Wenn wir nur Newsletter mit kostenfreien Veranstaltungen versenden, ist das dann DSGVO-mäßig genauso kritisch wie bei einer Restplatzbörse, wo die Gewinnerzielung im Vordergrund steht?“ Antwort (leider aber wahr): Werbung bleibt Werbung, entscheidend ist der Werbezweck, nicht die Gewinnerzielung. Für die DSGVO macht es keinen Unterschied, ob das Angebot kostenfrei ist oder eine Gewinnerzielungsabsicht besteht. Sobald ein Newsletter Veranstaltungen bewirbt – auch kostenlose – handelt es sich rechtlich um Werbung. Und für Werbung per E-Mail gilt: Double-Opt-in Einwilligung erforderlich. (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 7 UWG). Unkritisch wäre es nur wenn es um Infos zu einem bereits gebuchten Kurs geht. Das ist keine Werbung.
Ein weiteres Newsletter-Thema war die Übertragung von neuen NL-Abonnenten (die sich auf der Webseite anmelden) ins Kufer-Verwaltungsprogramm. Das passiert in der Kombination Kufer-Kufer weitestgehend automatisch und man muss die neuen Daten nur noch mit ein paar Mausklicks übertragen, so dass sie mit bereits vorhandenen TN abgeglichen werden können. Danach kann ein Import der neuen TN zur NL-Software erfolgen. Unser Kollege, der dazu bei Kufer angefragt hatte, erhielt schon (!) nach drei Wochen eine Antwort in Form einer ausführlichen Anleitung. Man könnte das Gefühl bekommen, Kufer musste die Anleitung eigens für ihn erst erstellen, wenn nicht darin Stand 2022 vermerkt gewesen wäre (obwohl, vielleicht war das nur ein Trick ;-)). Wer hier also Fragen hat, gern mal melden. Bei der Kombination ITEM-Homepage und Kufer-Verwaltungsprogramm (ohne die Schnittstelle KuferWeb) funktioniert es übrigens leider nicht so gut. Hier laufen die „Neuen“ unter Adressen – Newsletter – Ansprechpartner auf und müssen händisch ins Verwaltungsprogramm übertragen werden.
Außerdem ging es in der Sprechstunde um den Kurskompass, s. dazu auch die Anleitung. Sowohl ITEM als auch Kufer bieten den sogenannten Kurskompass/Kurnavigator an, ein sehr guter Service für den Kunden (eigene Erfahrung, s. www.vhshoferland.de, gern mal ausprobieren). Bei ITEM kostet er einmalig 125 € (netto), Kufer bietet den so genannten „Kursnavigator“ an, in neuen Templates standardmäßig integriert, ohne zusätzliche Kosten. Bei Volkshochschulen mit „älteren“ Templates kann der Kursnavigator kostenpflichtig in die bestehende Webseite eingebunden werden. Abgerechnet wird nach Stundensatz. Einfach beim jeweiligen Kundensupport anfragen (wobei wir ja heute wieder festgestellt haben, dass Anfragen zwar schnell geht, das Warten auf Antwort aber immer länger dauert :-(). Testmöglichkeit von Kufer: https://kursnavigator.kufer-test.de/
Wir haben mal geschaut, wie das Programmheft als „itm:PAGES Blätter-pdf“ auf www.vhshoferland.de bei der Kundschaft so ankommt (Vorteil der pdf: Man kann direkt am Kurs auf den Link zur Buchung klicken, Kosten knapp 300 € pro Heft). Lt. Webanalyse-Tool matomo haben seit dem 1. September 2025 rund 400 Webseite-Besucher*innen hineingeschaut. Das war die gute Nachricht. Zweimal erfolgte eine Buchung über das Heft. Einnahmen: 0 €, denn es waren zwei kostenlose Veranstaltungen. Das lasse ich jetzt mal kommentarlos im Raum stehen. Allerdings würden mich die Erfahrungen aus anderen Volkshochschulen interessieren.
ITEM hat auf unsere Initiative (Auslöser war Herzogenaurach, Danke an Fabienne) eine kleine, aber wichtige Änderung in der Buchungsübersicht für die TN vorgenommen. Der nicht unbedeutende Hinweis „Warteliste“ wurde bisher in der Buchungsübersicht wenig prominent erst sichtbar, wenn man sie ausgeklappt hat. Jetzt erscheint der Hinweis „Anmeldestatus Warteliste“ auf Seite 1, gleich unter dem Kurs (Entschuldigung für die schlechte Screenshot-Qualität, ich hoffe, man kann es erkennen):
Diverse Themen aufhttps://vhs-bayern.de: Wir machen gern immer wieder darauf aufmerksam, dass der bvv ein umfangreiches Datenschutzpaket mit vielen Mustervorlagen (Impressum, AGB usw.) zur Verfügung stellt, zu finden hier (nach Login): https://vhs-bayern.de/leistungen/recht-und-organisation/datenschutz-fuer-vhs/ die Dokumente selbst liegen auf dem Sharepoint: https://bvv1-my.sharepoint.com/personal/stefan_owandner_vhs-bayern_de/_layouts/15/onedrive.aspx?id=%2Fpersonal%2Fstefan%5Fowandner%5Fvhs%2Dbayern%5Fde%2FDocuments%2F%C3%9Cbergabe%20Ingo%2FRecht%2FInternet%2C%20Datenschutz%20%20Co%2FDatenschutz%2FWebsite%2DDatenschutz%2FDatenschutzpaket&ga=1
Und gern regelmäßig auf die Marketingseite des bvv schauen, hier gibt es immer neue Tipps und Infos, Termine und natürlich die Anleitungen aus den Digitalverbünden und Transferprojekten: https://vhs-bayern.de/leistungen/servicestelle-digitalisierung/vhs-digitalverbuende/
Und hier noch eine schöne vorweihnachtliches Idee aus der vhs Würmtal:
https://www.vhs-wuermtal.de/adventskalender
Habe ich etwas vergessen? … Nun, ich bin mir nicht sicher. Am besten einfach zur Sprechstunde kommen, dann bekommt man auch alles mit. ;-)
Bei Fragen gern melden. Wir wünschen eine schöne Woche.