Diese Mail ging an die bayerischen Volkshochschulen. Absenderin: Claudia Degenkolb, c.degenkolb@vhshoferland.de

Wir betonen, dass sich Inhalte ändern können und die jeweiligen Texte am (in der Überschrift) angegeben Datum aktuell waren. Außerdem weisen wir darauf hin, dass folgende Inhalte ausschließlich der allgemeinen Information dienen und keine Rechtsberatung darstellen. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

Hallo miteinander,

so eine Sprechstunde kann man gar nicht richtig beschreiben, nur erfahren. 😍 Wahnsinn, wie es sich manchmal entwickelt, fast verselbständigt: Man hat ein paar trockene Themen vorbereitet und kommt dann in einen intensiven (und teilweise witzigen) Austausch, der überraschende Dinge hervorbringt. Das kann ich beim besten Willen nicht alles hier wiedergeben. Daher einfach mal vorbeischauen.

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Einladung zum Online-Praxis-Update „Filme erstellen mit Canva“, unsere Kurzschulung am 23. April 2026, 10 bis 11.30 Uhr. Infos und Anmeldung:https://www.vhshoferland.de/marketingfuervhs

Unsere Themen gestern: Bilder aus dem Markenpaket, Update Widerspruchsbutton, Aktualisierung Typo3-Version von ITEM, Newsletteranmeldung bei Kursbuchung nicht immer selbstverständlich, Link in Facebook-Post in Kommentarfeld eingefügt (und jetzt „too many requests“), Erklärvideo WhatsApp-Kanal für Kundschaft, YouTube-Videos datenschutzkonform auf eigener Webseite einbetten, TN-Dubletten, Rabattcodes und KI-Assistent im Kufer-Verwaltungsprogramm im Test (allein die Themenliste ist ein halber Roman, ich glaube, das wird heute eine sehr lange Mail😬*).

Bilder aus dem Markenpaket: Der bvv stellt hier Bilder zur allgemeinen Verfügung bereit. Anbei hängen die drei Übersichten der vorhandenen Bilder. Der Weg zum Bildpaket-Download: > vhs.cloud, unten rechts > vhs.intern > Zum Markenpaket. Dort trifft man die Auswahl im Aufklappmenü und kommt zu den „Fotos für die vhs – Stockbilder und Shooting“. Bitte bei Verwendung immer das angegebene Copyright beachten.

Update Widerspruchsbutton (nicht zu viel erwarten, es gibt nicht wirklich etwas Neues): Alle Anbieter (Kufer, ITEM, cmx) haben es auf dem Schirm. Wir haben vor acht Tagen bei ITEM und Kufer nachgefragt, wie der aktuelle Stand ist, und bisher nur eine Antwort erhalten, und zwar von Kufer: „[…] Wir befinden uns aktuell in der Konzeptions- und Planungsphase für die technische Umsetzung. […] Unser Ziel ist eine einheitliche, rechtssichere Lösung für alle betroffenen Einrichtungen zu schaffen, […]. Dazu stimmen wir die Umsetzung mit relevanten Verbänden und Stakeholdern ab. Zur häufigen Frage "Kommt der Button automatisch per Update?": Die konkrete Auslieferungsart und der Zeitplan werden nach Abschluss der Abstimmung und technischen Spezifikation bekanntgegeben. Sobald konkrete Umsetzungsschritte und Termine feststehen, informieren wir Sie proaktiv über unsere üblichen Kommunikationskanäle.“  Aus verschiedenen VHSn gibt es hier unterschiedliche Aussagen dazu, ob Kosten entstehen oder nicht. Wenn es etwas Neues gibt, informieren wir natürlich.

Aktualisierung der Typo3-Version: Das betrifft jetzt ITEM-Webseiten. Kufer aktualisiert, soweit wir wissen über Relaunches und informiert seine VHSn. Hier sollte man aber jetzt darauf bestehen, dass auf die höchstmögliche Version (v14) umgestellt wird, um Folge-Updates so lange wie möglich in die Zukunft zu legen. Zurück zu ITEM. Immer wieder erreichen uns Anfragen, wann denn jetzt das Update kommt und was in den VHSn zu tun ist. Hierzu hat ITEM vor wenigen Tagen auf unsere Anfrage Klartext (!) geschrieben: „Die Umstellung Ihrer Website wird auf TYPO3 Version 14 LTS erfolgen. Das Release ist im Zusammenhang mit dem Auslaufen des Supports für Version 10 vorgesehen. Mit dem offiziellen Supportende starten wir schrittweise die Migration der bestehenden TYPO3-10-Installationen. Bitte beachten Sie, dass der konkrete Zeitpunkt der Auslieferung auch von eingesetzten Drittanbieter-Extensions abhängt, da diese ebenfalls für Version 14 freigegeben bzw. aktualisiert werden müssen. Hier sind wir auf die jeweiligen Hersteller angewiesen. Für Sie als Kunde ist der Umstieg auf TYPO3 14 LTS jedoch in jedem Fall eingeplant und sichergestellt. Seitens der Volkshochschule besteht aktuell kein unmittelbarer Handlungsbedarf. Wir informieren Sie rechtzeitig, sobald der konkrete Migrationszeitraum feststeht oder vorbereitende Schritte erforderlich sind.“ Der Support der aktuellen 10er Version wurde auch verlängert.

Newsletter-Anmeldung bei Kursbuchung: Habt Ihr auch das Gefühl, dass immer mehr Wissen vorausgesetzt wird? Im Supermarkt hängt Kinderspielzeug in Plastikverpackungen ohne Erklärung. Ich starre manchmal drauf und kapiere nicht, was das ist, aber andere (Kinder!) scheinen es ja zu wissen. Alles wird so selbstverständlich herübergebracht, dass man gar nicht mehr auf die Idee kommt, zu fragen (oder sich nicht mehr traut) 🤔. Scheinbar ist es mit ITEM-Webseite und Newsletteranmeldungen bei Kursbuchungen ähnlich. Bisher sind wir und auch andere ITEM-VHSn davon ausgegangen, dass sich TN für Kurse anmelden und auch gleich das Häkchen für die Newsletter-Anmeldung präsentiert bekommen. Von wegen. Bei uns war das NL-Häkchen nicht vorhanden und das ist uns erst vor ein paar Monaten aufgefallen. Denn das Häkchen erscheint nicht mehr bei Kursbuchungen von solchen TN (also z. B. meine Person), die bereits für den NL angemeldet sind. Ich habe also mit anderen ITEM-VHSn zum Thema kommuniziert. Diese hatten dann plötzlich nicht das Widerrufsrecht und auch keine Ahnung, ob das NL-Häkchen vorhanden ist oder nicht. Jetzt kommt die Frage, von der ich nicht wusste, dass ich sie stellen muss: Hat denn ITEM das nicht für jede VHS einheitlich formuliert? Ich kann nur empfehlen, sich mal auf der eigenen Webseite fremd zu registrieren und zu schauen, was da so steht und ggf. mit ITEM nachzujustieren. Bei Kufer scheint das Problem nicht zu bestehen, aber gern auch hier mal kontrollieren. cmx ist so standardisiert und informiert seine Kunden eher zu viel als zu wenig, da traue ich mich gar nicht, die Frage zu stellen. 😅 Übrigens wäre bei „Datenschutzerklärung“ kein Häkchen nötig, es genügt die Info und der Link zur Seite mit der Datenschutzerklärung. Nutzer*innen müssten hier nicht aktiv akzeptieren. ITEM allerdings schreibt (ich zitiere): „[…] es ist leider nicht möglich, einen gesonderten Text (ohne Häkchen) hinzuzufügen.“ Deswegen haben wir es bei uns zusammengefasst, um weniger Checkboxen präsentieren zu müssen.

Links in die Kommentare bei Facebook (Thema hatten wir in der letzten Sprechstunde, s. Nachbereitungsmail zur 21. Sprechstunde vom 19.02.26: https://www.vhshoferland.de/marketingfuervhs/vhslog): Eine VHS hat ausgetestet und plötzlich die Fehlermeldung „Too many requests“ erhalten. Das bedeutet, dass Facebook die Anfragen temporär begrenzt (Rate-Limit), weil innerhalb kurzer Zeit zu viele Anfragen an Facebook gesendet wurden. Dies passiert normalerweise, z. B. wenn mehrere Beiträge mit Links kurz hintereinander veröffentlicht werden oder derselbe Link mehrfach geteilt wird. Und eben jetzt bei einem Link im Kommentar. Es kann an der Form des Links liegen (zu lang). Oder die Fehlermeldung kann technisch verursacht sein, dann müsste der Webseitenanbieter hier nacharbeiten (ich könnte jetzt mit Fachbegriffen um mich werfen und mega kompetent anmuten, hätte aber auch nur bei der KI abgeschrieben 😅). Kufer wurde jedenfalls informiert und wir schauen mal, was dabei rauskommt und geben es in die Runde.

Wir haben ein Erklärvideo für den WhatsApp Kanal erstellt. Es ist zum Einbinden auf der eigenen Homepage gedacht, um die Kundschaft über den Kanal zu informieren. Es steht in unserer Marketing-Digithek unter https://vhs-bayern.de/marketing-digithek/zur > Social Media > WhatsApp zur Verfügung oder direkt in YouTube: https://youtu.be/PjjATI2Wfv8 (diesen Link auch für die Einbindung in Typo3 verwenden). Wir haben es VHS-neutral gehalten, es kann also von allen verwendet werden. Beim Einbetten auf der eigenen Homepage aber bitte den Datenschutz beachten, was uns zu folgendem Thema bringt.

(YouTube-)Videos auf Homepage einbinden: Per HTML-Skript einfach Videos anderer Plattformen einbinden, sollte aus Gründen des Datenschutzes vermieden werden. Die Zwei-Klick-Lösung, also zunächst Datenschutzhinweis und erst der aktive Klick auf „Okay“ lädt dann das Video, sollte auf VHS-Webseiten genutzt werden. Nun habe ich in der Sprechstunde lang und breit erzählt, dass wir es mit einem selbstgebauten Skript machen, weil mir niemand sagen konnte, wie es einfacher geht. [...] Ich hatte versprochen, das Skript in die Runde zu geben, aber es ist gar nicht nötig. Jetzt wurde mir der elegante Weg in Typo3 zugetragen und viele von euch werden sagen: Was hat sie denn, das machen wir schon immer so, hätte sie doch mal gefragt. Tja, hab mich nicht getraut! 🫣🤣 Wir in der Sprechstunde gestern kannten die Methode jedenfalls nicht. Hier also die Anleitung zum datenschutzkonformen Einbinden eines YouTube-Videos in Typo3 schnell und einfach: Inhaltselement „External Media“ hinzufügen und unten im Feld „External Media“ die YouTube-Adresse zum Film eingeben. Voilà! Beispielvideo: https://youtu.be/dmd44EBEpAs auf Beispielseite https://www.vhshoferland.de/unserhaus. Dann erscheint der Datenschutzhinweis ganz automatisch. Für den schöneren Look kann ein Screenshot des Videos noch als Background Image hinzugefügt werden. Bei Fragen hierzu gern melden. Traut euch! 😉

Teilnehmenden-Dubletten: Egal welcher Webseiten-Anbieter, hier gibt es durchweg Probleme, wenn sich TN für Kurse anmelden und über „Gast“ buchen oder neu registrieren oder unterschiedliche E-Mail-Adressen verwenden. In der Sprechstunde hatten wir Erfahrungsberichte von ITEM, Kufer und cmx, nirgends gibt es eine technische Lösung, jede*r muss manuell nacharbeiten bzw. zusammenführen. Oder hat jemand eine Vereinfachung parat? Dann gern her damit.

Rabattcodes: Hier habe ich wie versprochen auf der bvv-Seite geschaut. Die Kompetenzgruppe Marketingkonzept hatte im letzten Jahr Lösungen zum Thema Gutschein gesammelt, aber nicht explizit zu Rabattcodes, das hatte ich falsch in Erinnerung. Trotzdem gern mal schauen (nach Login, ganz nach unten scrollen): https://vhs-bayern.de/interner-vhs-pool/ Zum Thema Rabattcodes hatten wir gestern besprochen, dass es einige VHS anwenden (z. B. bei Buchung heute 5 % sparen), aber dann letztendlich manuell im Verwaltungssystem nacharbeiten müssen. Falls es hier schon (auch selbstgebastelte) automatische Lösungen gibt, gern teilen.

KI-Assistent im Kufer-Verwaltungsprogramm im Test: Eine VHS nutzt bereits den KI-Assistenten (wir haben in unserer 20. Sprechstunde am 05.02.2026 darüber informiert: https://www.vhshoferland.de/marketingfuervhs/vhslog) und hat ihre ersten Erfahrungen mit uns geteilt (vielen Dank!). Demnach lässt es sich nicht schlecht an, arbeitet schnell und formuliert aus wenigen Angaben sehr gute Infotexte. Die Installation war etwas holprig, aber ich denke, „learning by doing“. Einige Anfangsschwierigkeiten gibt es noch, die VHS ist im Austausch mit Kufer und so nett, weiterzutesten und uns zu informieren.